Rezeptionistin – ideale Eigenschaften und Berufsbeschreibung

Hilfsbereitschaft, Bereitschaft, Höflichkeit und Wissen ergänzt durch ein Lächeln im Gesicht

So könnte man kurz die ideale Rezeptionistin beschreiben. Eine ruhige, selbstbewusste und sympathisch aussehende Frau oder möglicherweise ein Mann. Sie sind normalerweise die erste Person, die Sie begrüßt und einen ersten Eindruck bei Ihnen hinterlässt. Sie können Rezeptionisten nicht nur in Büros treffen, sondern auch in Hotels, Gesundheitseinrichtungen und anderen Institutionen, in denen der Besuch unangenehm sein kann, die Rezeptionistin Ihnen jedoch Ihre Ankunft und das Warten angenehmer machen kann.

Eigenschaften einer idealen Rezeptionistin

• Sie sollte ihren Job lieben, nur dann kann sie jeden Besucher mit einem Lächeln begrüßen.
• Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mit der Öffentlichkeit zu arbeiten, sollten vorhanden sein. Niemand möchte bei der Begrüßung ein unangenehmes Gesicht sehen und sich nicht hilfsbereit fühlen
• Obwohl eine gute Empfangsdame freundlich, geduldig und einigermaßen hilfsbereit ist, muss sie auch ausreichend durchsetzungsfähig und selbstbewusst sein, insbesondere in unangenehmen und angespannten Situationen
• Sie sollte hinter ihren Entscheidungen stehen, die auf der Erfahrung in ihrem Bereich beruhen
• Besuchern helfen, sie beraten und ihnen einfühlsam begegnen zu können, ist die Grundlage ihrer Arbeit und die Visitenkarte eines Unternehmens oder einer Institution
• Die meisten Rezeptionisten arbeiten nicht allein am Arbeitsplatz, sie sind von Kollegen umgeben und alle müssen im Team zusammenarbeiten
• Eine gute Rezeptionistin sollte außerdem kollegial sein und eine kooperative Denkweise haben. Kommunikative Fremdsprachenkenntnisse sind von großem Vorteil

Und wie sieht ein Arbeitstag an der Rezeption aus?

Die Rezeptionistin ist in erster Linie für den Betrieb der Rezeption verantwortlich. Begrüßt und meldet Besucher an, trägt sie ins Gästebuch ein, gibt Schlüssel oder Chipkarten aus, nimmt Post entgegen und registriert sie. Er arbeitet mit einem Computer und erledigt kleinere Verwaltungsaufgaben. Empfängt und übermittelt Nachrichten und führt weitere Tätigkeiten aus, die vom jeweiligen Arbeitsplatz abhängen. Einige Rezeptionen sind mit Sicherheits- oder Brandschutzsystemen ausgestattet.

Eine gute Rezeptionistin muss auch in Situationen, in denen diese Systeme aktiviert werden (Brand, Einbruch), die Ruhe bewahren und aktiv mit dem Gebäudeschutz zusammenarbeiten.

Eine Empfangsdame ist tatsächlich ein Juwel und die erste Visitenkarte des Unternehmens oder der Institution, bei der sie beschäftigt ist. Oftmals ist dieser erste Eindruck und das erste Treffen für Besucher und Kunden entscheidend und kann ihren nächsten Besuch und die anschließende Zusammenarbeit beeinflussen. Ein nettes Lächeln und Freundlichkeit sind kostenlos, können aber viel beeinflussen und verändern. Für eine gute Empfangsdame ist es eine Mission und eine Freude, Menschen zu helfen.