Kdo je facility manager a co má na starosti?

Kdo je facility manager

Facility manager je člověk, o kterém se v bezpečnostním oboru mluví málokdy, a přitom je to nejčastěji právě on, kdo rozhoduje o tom, jak bude bezpečnost v budově nastavena, kdo ji bude zajišťovat a co od ní bude firma očekávat. Tohle je článek, který jsme napsali proto, abychom lépe vysvětlili, jak my přemýšlíme o jejich roli a proč ji považujeme za klíčovou pro to, co děláme.

Náplň práce facility manažera se liší objekt od objektu, ale základní osa je vždy stejná: zodpovídá za to, aby budova fungovala. Aby lidé v budově mohli pracovat, pohybovat se a cítit se bezpečně. To zahrnuje technickou správu a údržbu, úklidové a hygienické služby, recepci a správu přístupů, energetický management, koordinaci externích dodavatelů a samozřejmě bezpečnostní systémy a ostrahu. Facility manager je tedy pro bezpečnostní agenturu partner, který rozumí provozu budovy do hloubky a od bezpečnostní agentury očekává, že mu toto porozumění usnadní práci, ne přidá další koordinační zátěž.

Kde se FM a bezpečnost nejčastěji kříží

Z naší zkušenosti jsou to čtyři konkrétní oblasti:

Přístupové systémy a jejich správa. Kdo má přístup kam, od kdy do kdy a jak se tato oprávnění aktualizují při změnách personálu nebo dodavatelů. Tohle je na hranici mezi IT, HR a bezpečností – a facility manager je ten, kdo tuhle koordinaci drží pohromadě.

Externisté a dodavatelé. Servisní firmy, úklidové týmy, technici. V průměrném kancelářském komplexu projde za týden desítky nebo stovky externích pracovníků. Evidence jejich pohybu, dočasná přístupová oprávnění, doprovod do citlivých zón – to jsou věci, které se bez funkčního procesu rychle stanou bezpečnostním rizikem.

Noční a víkendový provoz. Facility manager ví, kdy je budova prázdná a kdy ne, kdy probíhají noční úklidy a kdy servisní zásahy. Tyto informace jsou pro nastavení monitoringu a obchůzkové činnosti ostrahy zásadní. Agentura, která je nemá, pracuje naslepo.

Reakce na incidenty. Při mimořádné události – požáru, úniku vody, bezpečnostním incidentu – musí fyzická ostraha a facility management fungovat jako jeden tým. To předpokládá, že oba znají vzájemné postupy a mají předem domluvené komunikační kanály.

Proč integrovaný přístup šetří peníze

Firmy, které mají bezpečnost a facility management pod jednou střechou nebo u jednoho dodavatele s jasnou koordinací, systematicky dosahují nižších provozních nákladů. Důvod není záhadný: odpadají duplicitní služby, odpadá čas strávený koordinací mezi různými dodavateli a odpadají mezery v odpovědnosti, které vznikají tam, kde každý hlídá jen svůj smluvní rámec.

Westpoint nabízí integrované řešení pro správce a facility manažery budov – od fyzické ostrahy a PCO přes recepční služby až po úklid a technickou údržbu. Jeden kontaktní manažer, jeden přehled, jedna faktura. Pro facility manažera to konkrétně znamená, že se může věnovat řízení budovy, ne koordinaci pěti různých dodavatelů, kteří spolu navzájem nemluví.

Co facility manažer od agentury skutečně potřebuje

Z naší zkušenosti facility manažeři od bezpečnostní agentury čekají spolehlivost, předvídatelnost a minimum administrativní zátěže.

Spolehlivost znamená, že strážný nastoupí na směnu, ostraha je obsazena i při fluktuaci zaměstnanců a výjezdová jednotka dorazí v garantované době. Tohle jsou věci, které se jako samozřejmost prezentují ve všech nabídkách, ale v praxi je rozdíl mezi agenturami výrazný.

Předvídatelnost znamená, že facility manager nemusí operativně řešit věci, které mají být vyřešeny systémově. Obsazení při dovolených, náhrady při nemoci, aktualizace přístupových oprávnění při změnách personálu. Dobrá agentura tyto věci řídí sama a informuje klienta. Nečeká, až klient zavolá s problémem.

Minimum administrativní zátěže znamená pravidelné reporty, které facility manažer dostane bez toho, aby o ně musel žádat, a jeden kontaktní manažer, který zná objekt.

Westpoint tyto standardy nastavuje jako součást každé spolupráce. Facility manažer, který spravuje více objektů nebo složitý provoz, má u nás kontaktní osobu pro všechny věci od operativních dotazů po strategické přehodnocení nastavení bezpečnosti.

Z praxe

Jeden ze správců bytového komplexu s kancelářskou částí, obchodními prostory a garážemi řešil situaci, kdy měl tři různé dodavatele pro ostrahu, úklid a technickou správu. Koordinace mezi nimi generovala opakující se problémy: noční úklid a ostraha si vzájemně překážely, technici přicházeli na servisní zásahy bez vědomí ostrahy, evidence externích přístupů existovala ve třech různých systémech, které spolu nekomunikovaly.

Po přechodu na integrovaný model s Westpointem se koordinační zátěž facility manažera snížila o odhadovanou třetinu jeho pracovního času. Všechny tři služby sdílejí jednu evidenci přístupů, jeden komunikační kanál a jednoho manažera na straně dodavatele. Facility manažer dostává týdenní souhrnný report místo tří oddělených hlášení.